每個領導每天都要接聽無數個電話，如果這些電話都要領導親自接聽，他們就沒有足夠的時間和精力去處理公司的戰(zhàn)略問題或核心問題。為了解決這個問題，大部分的經營者都讓秘書先過濾電話，把一部分不想接或沒必要接的電話先行代為處理，只有重要事情非得由領導親自處理的才轉接，這樣既能使時間得到合理的管理又能提高工作的效率。

過濾電話信息是秘書的一項非常重要的日常工作。一個優(yōu)秀的秘書應該對自己的領導比較熟悉；如果了解他的人際交往范圍、思維方式、工作方法和價值觀念的話，在一般情況先都能判斷自己是不是應該過濾，用什么方法過濾。

首先，要了解來電者的具體情況。如果秘書接聽打給領導的電話，一定要問明對方的身份和目的，包括來電者的姓名、職位、來電原因等等內容。詳細了解了這些內容之后，秘書應自覺并正確地判斷此電話應不應該轉接給領導處理，如果沒有必要性即可自行過濾電話信息，避免干擾領導的正常工作。

其次，要學會判別過濾電話信息。一個公司或一個單位，每天都有很多電話，這些來電有的有要事，有的是無足輕重的，所以秘書就要起過濾器的作用，篩選判別電話信息。有的電話所涉及的事情，如果是秘書職權范圍內并能自己處理的，或者領導不想親自解決而授權給秘書處理的，或者領導不想接或在特殊情況下不便接聽的，或者是不重要的事，在這些情況下，秘書要發(fā)揮“擋駕”的作用過濾電話信息，而且過后還要向領導進行有效傳達。
再者，過濾電話信息時要使用恰當的語言。秘書在接聽電話后，向領導匯報電話內容時應在保證內容正確真實，不夸大也不縮小的基礎上，使用恰當的語言委婉地傳達電話信息。有時候并不需要將原話一字一句的傳達給領導，而只需將大概意思告知領導。否則，有時候可能因為你的用語不慎險些導致領導失和。