踏入秘書這一行，就意味著你可能將會(huì)處理公司大大小小的業(yè)務(wù)。代替領(lǐng)導(dǎo)接電話已經(jīng)成為秘書的日常工作的一環(huán)了。

每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)每天都要接聽無數(shù)個(gè)電話，如果這些電話都要領(lǐng)導(dǎo)親自接聽，他們就沒有足夠的時(shí)間和精力去處理公司的戰(zhàn)略問題或核心問題。為了解決這個(gè)問題，大部分的經(jīng)營者都讓秘書先過濾電話，把一部分不想接或沒必要接的電話先行代為處理，只有重要事情非得由領(lǐng)導(dǎo)親自處理的才轉(zhuǎn)接，這樣既能使時(shí)間得到合理的管理又能提高工作的效率。

過濾電話信息是秘書的一項(xiàng)非常重要的日常工作。一個(gè)優(yōu)秀的秘書應(yīng)該對(duì)自己的領(lǐng)導(dǎo)比較熟悉；如果了解他的人際交往范圍、思維方式、工作方法和價(jià)值觀念的話，在一般情況先都能判斷自己是不是應(yīng)該過濾，用什么方法過濾。

首先，要了解來電者的具體情況。如果秘書接聽打給領(lǐng)導(dǎo)的電話，一定要問明對(duì)方的身份和目的，包括來電者的姓名、職位、來電原因等等內(nèi)容。詳細(xì)了解了這些內(nèi)容之后，秘書應(yīng)自覺并正確地判斷此電話應(yīng)不應(yīng)該轉(zhuǎn)接給領(lǐng)導(dǎo)處理，如果沒有必要性即可自行過濾電話信息，避免干擾領(lǐng)導(dǎo)的正常工作。

其次，要學(xué)會(huì)判別過濾電話信息。一個(gè)公司或一個(gè)單位，每天都有很多電話，這些來電有的有要事，有的是無足輕重的，所以秘書就要起過濾器的作用，篩選判別電話信息。有的電話所涉及的事情，如果是秘書職權(quán)范圍內(nèi)并能自己處理的，或者領(lǐng)導(dǎo)不想親自解決而授權(quán)給秘書處理的，或者領(lǐng)導(dǎo)不想接或在特殊情況下不便接聽的，或者是不重要的事，在這些情況下，秘書要發(fā)揮“擋駕”的作用過濾電話信息，而且過后還要向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效傳達(dá)。

再者，過濾電話信息時(shí)要使用恰當(dāng)?shù)恼Z言。秘書在接聽電話后，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)電話內(nèi)容時(shí)應(yīng)在保證內(nèi)容正確真實(shí)，不夸大也不縮小的基礎(chǔ)上，使用恰當(dāng)?shù)恼Z言委婉地傳達(dá)電話信息。有時(shí)候并不需要將原話一字一句的傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，而只需將大概意思告知領(lǐng)導(dǎo)。否則，有時(shí)候可能因?yàn)槟愕挠谜Z不慎險(xiǎn)些導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)失和。

因此，秘書接電話已成日常工作的一環(huán)，那就意味著你在電話中代表著企業(yè)的素養(yǎng)。以怎樣的語氣，說話是否得當(dāng)，是作為秘書必須學(xué)會(huì)的職業(yè)技能。