(一)會議資料的類型和準備

1.會議資料的類型

(1)來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

(2)會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

2.會議資料的準備

(1)來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

(2)會務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

(3)溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

(二)會議用品的類型和準備

1.會議用品的類型

(1)必備用品和設(shè)備是指各類會議都需要的用品和設(shè)備。

1)會議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。

2)常用物資有電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

(2)特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

2.準備會議用品

(1)檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預(yù)熱或預(yù)冷。

(2)檢查好燈光、擴音設(shè)備。

(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

(4)如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

(5)在每人座位前擺放紙筆。

(6)多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設(shè)備等。

(7)如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。

(8)會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

(9)如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。