想要了解單證員，就必須先了解外貿(mào)，就必須得知道外貿(mào)單證，了解到外貿(mào)憑單證交易的特點，我們就能一通百通，后面我們將談到的外貿(mào)諸多環(huán)節(jié)手續(xù)的內(nèi)情和道理，同時樹立起外貿(mào)“單證第一”的觀念。

在外貿(mào)行業(yè)，這疊紙片統(tǒng)稱“單證”，通常由下列文件組成：

1.提貨單，簡稱提單，英文叫Bill of loading, 行話”B/L”。因為外貿(mào)中以省錢的海運為主，因此提單通常指海運提單。貨物交給遠(yuǎn)洋運輸公司后，由運輸公司開具提單給發(fā)貨人，發(fā)貨人再根據(jù)交易情況交給買家，買家據(jù)以提貨。提單是全套單據(jù)中最核心最重要的，因為它直接代表貨物的所有權(quán)，有法律效力，官話稱之為“物權(quán)證明”。

貨運公司都有自己樣式的提單,但大同小異, 一般一式六份，三份正本(打印有ORIGINAL字樣)和三份副本(打印有COPY字樣)。其中任何一份正本都可以提貨，一經(jīng)提貨則另外兩份就失效了。因此為避免混亂，在外貿(mào)單證轉(zhuǎn)手中，一般都要求“全套提單”FULL SET OF B/L,意思就是三正三副了。

2.商業(yè)發(fā)票(Commercial Invoice)。跟咱們國內(nèi)所說的發(fā)票概念完全不同，外貿(mào)中的發(fā)票，是貨物的賣方自己編制的一份單據(jù)，上面寫明了這批貨物的品名、數(shù)量、單價、總值、買賣雙方等。作用就類似于該批貨物的身份介紹信。商業(yè)發(fā)票一般用英文書寫。格式不拘，但必須包含上述內(nèi)容。

3.裝箱單(Packing List)。與商業(yè)發(fā)票一類，也是貨物的賣方自己編制，主要用于描述貨物的包裝情況，包括品名、數(shù)量(個數(shù)或箱數(shù)) 、重量(凈重毛重)、體積、買賣雙方等。同樣英文寫成，格式不拘。

4.其它說明貨物情況的文件，如證明貨物品質(zhì)的檢驗證書、證明產(chǎn)地的產(chǎn)地證書等。按照國家規(guī)定，部分類別的產(chǎn)品出口前要經(jīng)過強制性檢驗，由國家進出口商品檢驗檢疫局辦理。產(chǎn)地證也由商檢局出，因為咱們中國是發(fā)展中國家，不少國家對中國制造的東西進行減免稅，或反過來進行限制，產(chǎn)地證就是為證明貨物“出身地”用的。

全套單據(jù)中，發(fā)票、裝箱單可以自己寫。假如需要轉(zhuǎn)手，中間商也可以自己另寫一份代替原來的。提單自然是貨運公司出具，檢驗證、產(chǎn)地證則一般由國家商品檢驗檢疫局出具。

所謂的單證員，就是熟悉各種單證的人，能夠熟練的操作這些單證，那么你就是一個合格的單證員。而我們想要成為一個合格的單證員，就必須得不斷學(xué)習(xí)，耐心加上細(xì)心。