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秘書教你如何安全轉(zhuǎn)移檔案
幫考網(wǎng)校2019-07-11 11:52
秘書教你如何安全轉(zhuǎn)移檔案

我們每天辦公時(shí)，總離不開與各種文件打交道，在這個(gè)“Time Is Money”的時(shí)代中，我們辦公時(shí)很難有這么多的時(shí)間處理成堆的文件，因此我們需要將它們分類轉(zhuǎn)移到一些貯藏室，需要時(shí)再取出。而我們轉(zhuǎn)移時(shí)也并不是簡簡單單的移走就行了，我們需要有一個(gè)周密的計(jì)劃，有很多必要的步驟，這樣是為了能夠安全的保存大量的文件資料。

1.在轉(zhuǎn)移之前計(jì)劃好新的檔案。

2.如果全部檔案都要轉(zhuǎn)移，文件抽屜里只留下導(dǎo)引卡，要為新的檔案提前準(zhǔn)備好文件夾，文件夾的標(biāo)簽上使用與以前文件夾不同的顏色標(biāo)明日期和主題。

3.如果留下文件夾和導(dǎo)引卡，要準(zhǔn)備一套文件夾裝轉(zhuǎn)移抽屜里的材料，在這些文件夾上貼上與原來的檔案相同的標(biāo)簽并提前作好轉(zhuǎn)移準(zhǔn)備。

4.如果有足夠的空間，可以讓準(zhǔn)備轉(zhuǎn)移的檔案在辦公室里再放幾個(gè)星期，直到新的檔案中積累了足夠的參考資料。

5.確保貯藏室有足夠的空間和適合的環(huán)境存放舊檔案。

6.為避免影響正常的辦公室工作，要在制定轉(zhuǎn)移計(jì)劃的幾個(gè)小時(shí)之內(nèi)完成整個(gè)轉(zhuǎn)移過程，這時(shí)不妨多找?guī)讉€(gè)人來幫忙，分工合作，既高效又保持工作質(zhì)量。

7.在所有轉(zhuǎn)移文件或盒子上貼上標(biāo)簽，寫明檔案的內(nèi)容、日期等內(nèi)容以便認(rèn)讀時(shí)方便省時(shí)。

8.把轉(zhuǎn)移的檔案或盒子捆緊，并在運(yùn)送過程中確保安全。

這樣就能夠做到時(shí)間規(guī)劃，到一定時(shí)間完成工作并處理下一個(gè)文件，安全又高效。

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